Orice entitate care functioneaza intr-un mediu economic si social deschis este creatoare de informatie, a caror beneficiari sunt atat interni cat si externi organizatiei. Aceasta informatie, fie ca este inmagazinata traditional, sub forma letrica, fie modern, sub forma electronica, este tranzactionata intre diferite persoane interesate. Acestea sunt pozitionata intern, in cadrul organigramei sau extern, sub forma clientilor, cetatenilor beneficiari ai informatiei. Costurile de difuzare a informatiei reprezinta o componenta semnificativa din bugetul entitatii. Atunci cand comunicarea devine obligatorie, fie ca este determinata legal, fie prin mecanisme naturale, de piata, componenta bugetara alocata acesteia trebuie tratata in mod serios. Comunicarea online reprezinta solutia pentru diminuarea costurilor aferente comunicarii, mai ales ca vine insotita de cateva avantaje evidente: viteza, prospetime, disponibilitate.

Furnizarea de informatie partilor interesate se poate face in doua feluri: deschis si amorf sau structurat si la cerere. Evident, caracteristicile de sistem de comunicare deschis si amorf vin cu anumite limitari: receptorul trebuie sa fie conectat la Internet pentru a primi informatiile. In mod clar, o categorie de informatie trebuie sa fie de tip deschis, amorf, cum ar fi datele de contact ale unei entitati. Majoritatea informatiilor este de preferat sa fie accesibila cetatenilor/ clientilor sub forma structurata, personalizata si la cerere, adica fiecare afla ce doreste, cand doreste. In acest mod informatia este furnizata mai rapid, continutul este mai usor controlabil in ceea ce priveste acuratetea si prospetimea iar costurile sunt mai usor de gestionat. Sistemele moderne de comunicare online care permit interactivitatea sunt cele ce definesc succesul, fie ca vorbim de conturile de client din cadrul unui magazin online, fie de conturile de platitor de taxe din cadrul unui portal al unei primarii.

Dintre calitatile cele mai importante ale unui sistem de informatii este sa furnizeze informatie relevanta pentru oricine este interesat si aceasta sa fie actuala. Oricat de puternic si de bogat bugetat ar fi un sistem, ar avea dificultati in a furniza informatie unui grup extins si foarte divers de solicitanti. O solutie facila este de a construi sisteme deschise, distribuite, in cadrul carora oricine poate deveni atat consumator de informatie cat si creator de continut. In acest mod, informatia poate fi creata imediat ce este disponibila pentru oricare dintre clienti/ cetateni si distribuita, partajata catre restul de beneficiari. In mod clar, riscul unor astfel de sisteme este bombardarea cu "stiri false", aici intervenind implementarea de proceduri de functionare si control a sistemului de catre administratorii sai. Dincolo de toate neajunsurile, ramane posibilitatea generarii de informatie cu costuri aproape nule, acestea nefiind suportate de entitatea proprietara a sistemului si cu acoperire extrem de variata a continutului, fiind creata chiar de catre beneficiarii comunicarii.

Sistemele de comunicare interactive pot juca un rol foarte important in managementul sistemelor de conducere prin cresterea gradului de acceptanta a deciziilor in randul beneficiarilor precum si prin crestearea nivelului de implicare in implementarea acestora, ducand la o accelerare a evolutiei sistemelor. Implicarea in generarea deciziilor vine insotita atat de implicarea in crearea de informatie cat si de implicarea in implementarea si controlul deciziilor. O astfel de abordare poate fi o solutie in diminuarea nemultumirilor si a reclamatiilor din randul clientilor/ cetatenilor, reducandu-se astfel stresul suportat de sistemele operationale ale entitatilor. De asemenea, poate reprezenta o cale eficienta de imbunatatire a performantelor, latura creativa fiind capacitata de numarul mare a propunerilor aflate la dispozitia administratorilor sistemului. Distributia deciziei nu exclude controlul ci presupne participarea cat mai multor beneficiari la managementul mediului natural, economic si social in cadrul carora isi desfasoara activitatea.